فاتورة الشراء في AYM Trade: الخصومات والأمانة والتشغيلات والقيد — الدليل الشامل

فاتورة الشراء هي المستند الذي تتحول فيه نقودك إلى بضاعة، وأي خطأ فيها يتكاثر بعد ذلك في كل حساب: التكلفة، والضريبة، ورصيد المورد، وهامش الربح. هذا الدليل يشرح دورة الشراء في AYM Trade من أول حقل في الفاتورة حتى القيد المحاسبي خلفها: الخصومات وأنواعها، والدفع نقديًا وآجلًا وبالعربون، وشراء الأمانة، والتشغيلات والسيريالات عند الاستلام، ودورة الشركات الكاملة من طلب الشراء إلى فاتورة المورد ومطابقتها — مع الأثر المحاسبي والضريبي في القانون المصري.

سواء كنت تحاسب على كل قرش أو تسجل وتنام، الفروق بين الحالتين هي ما سنضبطه هنا.

دورة الشراء: من القرار إلى القيد في خريطة واحدة

قبل تفصيل الحقول، ضع الصورة الكاملة أمامك. الشراء في أي نشاط ثلاثة مستويات، والنظام يدعمها كلها وتختار منها ما يناسب حجمك:

1. الشراء المباشر: فاتورة واحدة تدخلها وتُرحَّل فورًا — مخزون وقيد وخزينة في خطوة واحدة. هذا مسار المحلات والمشاريع الناشئة، وهو الأسرع.
2. دورة موثقة خفيفة: نفس الفاتورة المباشرة، لكن مع سجل رقم فاتورة المورد وكشف التكرار، ومسودات معتمدة إن فعّلت الاعتمادات — مستوى النشاط المتوسط.
3. دورة الشركات الكاملة: طلب شراء داخلي يُعتمد، ثم طلب عروض أسعار (RFQ) لموردين متعددين، ثم مقارنة العروض واختيار الأفضل، ثم أمر شراء يجمد الأسعار والكميات المتفق عليها، ثم محضر استلام عند وصول البضاعة للمخزن والموقع، ثم فاتورة المورد التي تُطابَق ثلاثيًا (الأمر × المحضر × الفاتورة) قبل ترحيل أي التزام أو ضريبة. مستوى الشركات والمؤسسات.

المستوى الثالث يُفتح لمن يحتاجه بعلم، والبساطة لا تُفرض على من يريدها. والآن إلى الفاتورة نفسها.

فاتورة الشراء المباشرة: حقلًا حقلًا من داخل الشاشة

افتح المشتريات واضغط «إضافة شراء». أول ما يواجهك ليس شبكة حقول مرعبة بل ست قرارات منطقية فوق الصفحة:

طريقة الدفع: نقدي (دفعة كاملة من خزينة تحددها)، أو آجل (على حساب المورد بلا دفع الآن)، أو مشترك (جزء نقدي والباقي آجل). وفي الشراء الآجل لا يسمح النظام بترحيل بلا مورد محدد — دين بلا مدين لا يقرأه محاسب.

نوع الشراء: عادي، أو عاجل (لتمييز فواتير الطوارئ في تقاريرك)، أو شراء أمانة / بضاعة برسم البيع — هذا النوع الأخير له قسم كامل أدناه.

المورد: تختاره من قائمة قابلة للبحث بالكتابة، أو تضيف موردًا جديدًا من نفس الحقل فورًا دون مغادرة الفاتورة. وفي النقدي يمكنك تسجيل «مورد نقدي» بالاسم فقط لعملية سريعة عابرة — لا يفتح حسابًا ولا مديونية.

تاريخ الفاتورة ورقمها عند المورد: التاريخ محروس من الجهتين: النظام يمنع التواريخ المستقبلية من الواجهة ومن السيرفر معًا، لأن فاتورة مؤجلة التاريخ تعني ضريبة في غير شهرها وإقرارًا مشوهًا. ورقم فاتورة المورد ليس ترفًا إداريًا: النظام يفحصه فور الإدخال، فإن وجد الفاتورة نفسها مسجلة سابقًا لنفس المورد أوقفك بتحذير صريح قبل إنشاء أي أثر محاسبي، وترك لك قرار المتابعة إذا كان التشابه مصادفة. الفاتورة المسجلة مرتين تدفع ضريبتها مرتين — حرفيًا.

مفتاح «الأسعار شاملة الضريبة»: تضبطه لكل فاتورة على حدة. لو فاتورة موردك أسعارها شاملة الـ 14%، فعّله فيستخرج النظام الضريبة من داخل الأسعار ويقيدها في ضريبة المدخلات (1106) بعيدًا عن التكلفة. ولو أسعاره قبل الضريبة، أطفئه فتضاف النسبة على الصافي. التبديل مرئي لحظيًا في ملخص الإجماليات قبل الحفظ.

العملة وسعر الصرف: إن كان نشاطك يستورد أو يتعامل بالدولار، شاشة العملات تتيح إدخال الفاتورة بعملتها وسعر صرف يومها، مع عرض المكافئ بالجنيه بجوار الحقل — والتقييم يعاد بقيم صحيحة في تقاريرك بالجنيه.

بنود الفاتورة: حيث تُصنع تكلفة صنفك

كل بند في الفاتورة يحمل: الصنف (بحث بالكتابة — اكتب أول حروف الاسم)، والوحدة، والكمية، وتكلفة الوحدة، واتنين تكاليف بيغفلهم معظم الناس: النقل والتحميل.

النقل والتحميل على مستوى البند — لا الفاتورة — قرار محاسبي مقصود: تكلفة إيصال البضاعة للمخزن جزء من تكلفتها الحقيقية. الأصناف اللي شحنها أغلى من غيرها — زي سلسلة التبريد والعبوات الثقيلة — والتوريدات اللي بتوصل ناقصة أو مقسومة، كل واحدة بتاخد نصيبها من النقل والتحميل على مستوى البند، فتكلفة كل صنف بتتقيّم صح من غير توزيع يدوي. وأسفل كل بند يظهر إجماليه حيًا: الكمية × التكلفة + النقل + التحميل.

الوحدات البديلة: اختر وحدة الشراء (كرتونة) بدل الأساسية (قطعة) فيحوّل النظام الكمية والتكلفة تلقائيًا، ويعرض لك التحويل صريحًا: «كل 1 كرتونة = 24 قطعة — سيتم تحويل الكمية تلقائيًا»، مع مكافئ التكلفة للوحدة الأساسية. الرصيد الدفتري دائمًا بالوحدة الأساسية، فلا تتضارب الأرصدة بين شراء بالكرتونة وبيع بالقطعة.

التشغيلات والسيريالات عند الاستلام: إن كان الصنف متتبعًا، تظهر داخل البند منطقة التشغيلات فور اختياره. صنف «تشغيلة» يفتح لك صفوف تشغيلات: رقم التشغيلة وكميتها وصلاحيتها — صف واحد أو عشرة، بإدخال يدوي أو لصق جدول كامل من ملف. وصنف «سيريال» يفتح خانة مسح: مرر الباركود على كل قطعة، كل Enter يُلحق رقمًا بعداد حي «7 من 12»، والتكرار يُرفض فورًا، ويمكن استيراد الأرقام من ملف أو لصقها. وصنف «تشغيلة + سيريال» يجمع الاثنين: دفعات، وداخل كل دفعة أرقام قطعها. النظام لا يحفظ بندًا متتبعًا قبل اكتمال تطابق الأعداد حرفيًا.

«خصم بنسبة لكل صنف؟» و«خصم على الفاتورة كلها؟»

هذان السؤالان يتكرران من كل عميل تقريبًا، وجوابهما العملي كالآتي:

الخصم على مستوى الفاتورة: نعم، مباشرة. حقل «الخصم» في ملخص الإجماليات يخصم المبلغ الذي تدخله من صافي الفاتورة (إجمالي الأصناف + النقل والتحميل + الرسوم الإضافية − الخصم = الصافي قبل الضريبة). وهو يظهر في القيد في حساب مخصص خصم الموردين (5300) — حساب مواجه للمشتريات ظاهر في قائمة الدخل — لا يُدفن داخل التكلفة، فيراه محاسبك والمراجع مكشوفًا.

خصم نسبة على كل صنف: الممارسة السليمة هي إدخال السعر الصافي بعد الخصم مباشرة في تكلفة الوحدة. المتفق عليه بينك وبين المورد «12 جنيهًا بدل 15»؟ أدخل 12. هذا ليس التفافًا على النظام بل هو عين الصواب المحاسبي: قيمة الإدخال هي التكلفة الفعلية للصنف، وهي التي سيبنى عليها متوسط التكلفة المرجح وهامش الربح. أما من يريد أثر الخصم الظاهر للتحليل، فله مساران نظيفان: خصم الفاتورة المجمّع (أعلاه) الذي يظهر بوضوح في القيد، أو تسجيل السعر قبل الخصم في وصف البند والصافي في التكلفة لمن يريد التوثيق للطرفين.

ولمقارنة كاملة: في جانب البيع (شاشة الكاشير POS) النظام أوسع تحكمًا: خصم على مستوى الفاتورة بنسبة مئوية أو مبلغ ثابت بأزرار سريعة، مع خصم على مستوى البند نفسه وتعديل سعر الوحدة للصف الواحد — لأن التفاوض مع الزبون لحظي بطبيعته. وفي المشتريات التركيز على الدقة والتوثيق، وهو ما يليق بمستند سيُفحص ضريبيًا.

المحصلة: لا سيناريو خصم اتفقت عليه مع مورد أو زبون إلا وله مسار قيد نظيف في النظام — بلا صناديق سوداء.

الدفع: نقدي، آجل، مشترك، والعربون

• النقدي: تختار الخزينة (ويقترح النظام الخزينة الافتراضية أو آخر خزينة استخدمتها لتسريع شغل اليوم)، ويُقيَّد السداد النقدي بحركة مالية موثقة مربوطة بفاتورتها.
• الآجل: يعلق المبلغ على حساب المورد، ويظهر في كشفه وتقرير أعمار المدينين لاحقًا.
• المشترك: جزء نقدي الآن والباقي آجل — تدخل المدفوع فيظهر لك النظام المتبقي على المورد لحظيًا.
• العربون (الدفعة المقدمة): مفتاح مستقل في رأس الفاتورة: دفعة مقدمة للمورد تُخصم من رصيده لاحقًا. عمليتها تُسجَّل بنمط الدفع المشترك لكن معناؤها معاكس: أنت الدائن الآن حتى تستلم البضاعة أو تسوّي الحساب.

وكل مسار من الأربعة يُنشئ أثره المالي الصحيح — حركة خزينة مربوطة بقيد، أو مديونية على طرف محدد — بلا قيود يدوية متبقية في ذمة محاسبك.

شراء الأمانة: بضاعة عندك تُباع لصالح غيرك

هذه أبعد حالات الشراء عن البداهة، وأكثرها قيمة لمن يعمل مع الصيدليات والمناديب وموزعي الأدوية.

الفكرة: موردك يسلّمك بضاعة لتبيعها له، وتبقى ملكه حتى تُباع. أنت وكيل حائز لا مشتري. حين تختار نوع الشراء «شراء أمانة / بضاعة برسم البيع»، تدخل الفاتورة كالمعتاد — أصنافًا وكميات وتشغيلات إن لزم — لكن المعاملة تُفهم داخل النظام على حقيقتها: بضاعة في حوزتك برسم البيع لصالح موردها.

ثم تأتي القوة في الشاشة المخصصة «بضاعة الأمانة لدى الغير» حين توزع أنت بدورك على عملائك: توزع على الصيدلية عشرين علبة أمانة، فتخصم من مخزنك وتُقيَّد أمانة عند الغير (1310) بلا إيراد. الصيدلية تبيع، فتسوّي أنت ما بِيع بأسعاره: تصدر فاتورة بيع فيُقيَّد إيرادك في مبيعات بضاعة الأمانة، وينشأ التزامك لمورد الأمانة بثمن ما بِيع حسب الاتفاق. وما لم يُبَع يعود: سليمًا فيدخل مخزونك بتكلفته، أو تالفًا فيُقيَّد نقص جرد (5101). وفي شاشة المخزون بطاقة دائمة تذكّرك بقيمة ما عند الغير: ملكٌ لم يتحول إلى دين ولا إيراد بعد.

من يقفز فوق هذه الدورة ويسجل الأمانة شراءً عاديًا يجعل نفسه مدينًا للمورد بضاعة لم يدفع ثمنها أصلًا — ويكتشف المفاجأة في أول تسوية.

من صورة إلى فاتورة، ومقارنة قبل الشراء

زر «فاتورة من صورة» فوق الشاشة يفتح قارئ الفواتير: صورة فاتورة المورد الورقية تُقرأ وتُحوَّل لمسودة شراء تراجعها وتصححها قبل الحفظ — لا كتابة يدوية لكل صنف في فاتورة مكونة من عشرين سطرًا. المسودة تبقى مسودة حتى تعتمدها أنت؛ القراءة تساعد اليد ولا تصير هي الحاكم.

وقبل أن تشتري أصلًا: لوحة مقارنة أسعار الموردين في أعلى الشاشة تعرض اختلاف أسعار مورديك للصنف نفسه، فتعرف قبل الاتصال من تعطيه طلبك هذا الشهر. وفي الدورة المتقدمة تصل المقارنة لصورتها الكاملة: RFQ لعدة موردين، عروض مسعّرة داخل النظام، اختيار أفضل عرض بأرقام مكشوفة لا بمزاج المندوب.

دورة الشركات: من طلب الشراء إلى المطابقة الثلاثية

لمن فتح مستوى التخطيط الكامل، هذه دورتها الموصوفة من داخل النظام — وكل خطوة فيها وُلدت لسبب رقابي:

1. طلب شراء داخلي: قسم أو فرع يطلب بضاعة بكميات محددة، بلا فاتورة ولا مخزون ولا قيد — مسودة اعتماد.
2. RFQ: تحويل الطلب لطلب عروض يُرسل لموردين تختارهم، فترد عروضهم مسجلة بأسعارها وشروطها داخل الطلب نفسه.
3. اختيار العرض: مقارنة عروض الموردين على نفس البنود، واختيار الأفضل — القرار موثق بمن رفض ولماذا بالأسعار.
4. أمر الشراء: يجمّد المتفق عليه: الأصناف والكميات والأسعار والمخزن والموقع المستهدف. المسودة بلا أثر مالي، ولا تُرسل للاعتماد قبل مخزن وموقع صالحين.
5. محضر الاستلام: عند وصول البضاعة، تستلم فعليًا على الأمر: ما استلمت يُدخل مخزونك، وما نقص يبقى حقًا مفتوحًا على المورد (طلب متأخر) لا يُغلق افتراضًا.
6. فاتورة المورد: تُنشأ من الأمر المعتمد، وتُربط بمحضر الاستلام، فيربط النظام كل بند فاتورة ببند الاستلام المقابل — المطابقة الثلاثية: ما طُلب × ما استُلم × ما فُوتر. أي انحراف سعر أو كمية يُوقف الترحيل ويطلب اعتماد انحراف بسبب مكتوب وصلاحية مستقلة.

هذه الدورة هي ما يسميه المراجع الخارجي «رقابة داخلية» حين يضعها في تقريره الأول. بناؤها في النظام جاهز، وتفعيلها قرار إدارة يوازن الصرامة بالسرعة.

الأثر المحاسبي: القيد خلف زر الحفظ

في اللحظة التي تحفظ فيها فاتورة شراء مباشرة، داخل نفس العملية الواحدة: يُحدَّث رصيد المخزون بحركة موثقة، ويُرحَّل القيد المزدوج، وتُسجَّل حركة الخزينة (للنقدي)، ويُكتب سجل تدقيق بمن فعل ومتى. ليست خطوات متفرقة يفصلها نسيان أو انقطاع كهرباء.

قيد الشراء النقدي كما يُرحَّله النظام:

والآجل يستبدل الخزينة بحساب المورد، والمشترك يقسمهما. ولو فُعلت دورة الاعتمادات، الفاتورة التي تتجاوز حدودك تقف «بانتظار مراجعة» برسالة صريحة، ولا يُرحَّل شيء قبل موافقة المعتمِد.

نقطة تُغرم عليها الشركات كثيرًا: ضريبة المدخلات لا تُخصم إلا بفاتورة ضريبية مستوفية — رقم تسجيل المورد الضريبي واسمه وعنوانه صحيحان، والقيمة مفصلة والضريبة ظاهرة. فاتورة عادية أو إيصال مش مستند خصم. النظام يفصل الضريبة (1106) عن التكلفة تلقائيًا فيقيّم لك أهليتها للمطالبة، ومتابعة تكويد الأصناف للفوترة الإلكترونية تجعل فواتيرك جاهزة للإقرار الضريبي بلا مفاجآت.

التعديل والأرشفة: لماذا لا يوجد حذف

عدّلت فاتورة ثم أردت التراجع النهائي؟ لا زر حذف — وهذا التصميم عمدًا.

• الأرشفة هي «الإلغاء» الصحيح: يُنشئ النظام حركة مخزون عكسية وقيدًا عكسيًا يعيد كل رصيد لما كان عليه، ويبقى الأصل والمعكوس معًا في السجل للمراجعة. وتستطيع الاسترجاع من الأرشيف بعملية عكسية للعكسية، والفواتير ذات المرتجعات لا تُؤرشف حتى تُعالج مرتجعاتها.
• التعديل يعمل بمنطق الفروق: تغيير كمية أو تكلفة أو نقل يعيد حساب المخزون والقيد ورصيد الخزينة بالفرق، ويُعيد بناء متوسط التكلفة المرجح للأصناف المعدلة. وتحذير الشاشة صريح قبل الفتح: «لا يمكن تعديل فاتورة لها مرتجعات سابقة».
• التكرار محروس بغلاف مزدوج: رقم فاتورة المورد يفحص عند الإدخال، والنظام يحمل مفتاح حماية يمنع تسجيل نفس الفاتورة مرتين حتى لو ضغطت «حفظ» مرتين أو انقطع الاتصال لحظة الحفظ وأعدت المحاولة — لن تجد فاتورتين متطابقتين وراء بعضهما.

القاعدة الجامعة: أي رقم دخل الدفاتر لا يخرج منها إلا بمستند معاكس — وهذه قاعدة المراجعة نفسها، مطبقة بقانون النظام لا بضمير الموظف.

ثلاثة أحجام، ثلاثة إعدادات

المحل الصغير: شراء مباشر بنقدي وآجل، موردون بأسماء سريعة، سعر صافٍ بعد الخصم في التكلفة، ومفتاح الضريبة بوضعه الصحيح. دقيقتان للفاتورة، وتذهب لبيعك.

النشاط المتوسط: أضف رقم فاتورة المورد كعادة إلزامية (كشف التكرار وحده يوفر قيمة ضريبية)، والنقل والتحميل على البنود الثقيلة، ودفعًا مشتركًا للموردين الدائمين، وعربونًا لطلبات المصانع، واعتمادًا على الفواتير فوق حد تحدده — لا مشتريات بلا عين مدير.

الشركة: الدورة الكاملة أعلاه: طلب، فواتير موردين مطابَقة، محاضر استلام بالمخازن والمواقع، أوامر شراء بمحاضر استلام متعددة، وعروض موثقة، وأمانة للقنوات الخارجية، وعملات متعددة للاستيراد. كل مستند في الدورة يعرف مكانه: ما له قيد وما لا قيد له بعد، صراحةً مكتوبة على الشاشة نفسها.

أخطاء شائعة في قيد المشتريات بالسوق المصري

• الضريبة داخل التكلفة: ترك مفتاح «شاملة الضريبة» في غير موضعه فينزل المخزون بكامل قيمة الفاتورة والضريبة مدفونة فيه — تكلفة منفوخة وخصم ضريبي ضائع.
• إدخال الفاتورة مرتين: نفس فاتورة المورد بقيدَين يعني ضريبة مدخلات مرتين وحقًا وهميًا على المورد. فحص رقم الفاتورة الآلي يغلق هذا الباب.
• تجاهل النقل والتحميل: «نحسبها في المصاريف» — فتصير تكلفة الصنف أقل من حقيقتها وهامش الربح أعلى من حقيقته، والقرار السعري يُبنى على سراب.
• تأجيل قيد الفواتير لآخر الفترة: خصم ضريبة مدخلات فترة سابقة في إقرار فترة لاحقة يفتح باب مساءلة لا داعي له. سجّل الفاتورة يوم وصولها.
• الأمانة كشراء عادي: مديونية وهمية بمخزون ليس ملكك — كما فصّلنا أعلاه.

خلاصة عملية

ادخل فاتورة المورد برقمها وتاريخها الصحيحين، واضبط مفتاح الضريبة على واقع الفاتورة، وسعّر بالصافي بعد الخصم، ووثّق النقل والتحميل على البنود، واختر مسار الدفع الصادق (والعربون حين يكون عربونًا)، واستلم التشغيلات والسيريالات كاملة قبل الحفظ، ودع القيد يُرحَّل بنفسه. ثم راجع تقرير المشتريات الشهري: القيمة والفواتير والنقل والتحميل، ومقارنة الموردين — وستكون قد بنيت أساسًا يقف أمام المراجع والفاحص الضريبي.

لمواصلة القراءة بترتيب الدورة: إدارة المخزون التي تستقبل هذه البضاعة في دليل المخزون الشامل، ودورة المستندات المتقدمة في دليل فواتير الموردين والمطابقة، وعمل الأمانة مع الصيدليات والمناديب في دليل بضاعة الأمانة.