المخزون = الفلوس النايمة في الرفوف
جوه أي تجارة، المخزون هو أكبر أصل متحرك — وأكتر مكان بتتسرب منه الأرباح بصمت: بضاعة منتهية، فروق جرد، أصناف ميتة رافعة رصيدًا وهميًا. المقال ده دليلك للتحكم الكامل.
أول حاجة: صنف مضبوط من صفحة الإنشاء
صفحة الصنف أكتر من اسم وسعر — في حقول بتفرق في حياتك اليومية:
- الباركود: سرعة الكاشير كلها عليه.
- وحدة القياس ووحدات البيع: علبة وشريط وزجاجة — بيع بالوحدة اللي العميل يشتري بيها فعلًا.
- حد أدنى للمخزون: أول خط دفاع ضد النفاد.
- طريقة التتبع: عادي، بتشغيلات (batches)، أو أرقام تسلسلية.
التتبع: تشغيلات وسيريال
التشغيلات (Batches) — لمنتجات ليها «دفعة إنتاج»
أدوية، مكملات، ألبان، مواد غذائية — كل شحنة استلام هي تشغيلة بتاريخ صلاحيتها. النظام بيخزن لكل تشغيلة كمية وتاريخ، وبيتابعها في كل مرحلة:
- الشراء: تسجل التشغيلة الجديدة بصلاحيتها.
- البيع: FEFO — الأقرب انتهاءً يخرج الأول تلقائيًا.
- المرتجع: يرجع لنفس تشغيلته الأصلية.
الأرقام التسلسلية — للمنتجات اللي بتتباع «وحدة بوحدة»
موبايلات، أجهزة، ساعات — كل رقم سيريال له ملف: دخل في أنهي فاتورة شرا وخرج في أنهي فاتورة بيع. سؤال «الجهاز ده جاي منين؟» بقى له إجابة في ثانية.
تقرير صلاحية التشغيلات: نتيجتك قبل الامتحان
تقرير مخصص بيعرض:
- الأصناف اللي انتهت (خسارة لازم تتصرف فورًا — اتبرع أو اتخلص).
- اللي قربت خلال فترة تحددها (بيع بخصم قبل فوات الأوان).
- اللي سليمة مع تواريخها.
على شاشة التقارير بتحدد نافذة الأيام اللي تهمك — والافتراضي واسع عشان ماتضيعش حاجة.
حركات المخزون: كاميرا مراقبة على كل كيلو
كل دخول وخروج مسجل: التاريخ، النوع (شرا، بيع، تحويل، تسوية جرد، مرتجع)، والكمية، والجهة. أي سؤال عن رصيد صنف — الإجابة موجودة في سجل الحركات.
الجرد: الفرق بين دفاترك ورفوفك
الجرد الدوري صحة لمخزونك:
- اعمل جردة من شاشة جرد المخزون (كل المخزون أو تصنيف أو فرع).
- سجل الكميات الفعلية اللي عدّيتها.
- النظام يقارن بالرصيد الدفتري ويعرض الفروق (زيادة/نقص).
- باعتمادك تتولد تسوية الجرد — تعديل الرصيد بقيد محاسبي موثق، مش تعديل صامت يكسر التوازن.
نصيحة جدولة الجرد
- أصناف غالية أو متداولة (موبايلات): شهريًا.
- باقي المخزون: ربع سنوي.
- الجرد السنوي الكامل: قبل إقرار الضرائب.
الفروع والمخازن: أرصدة منفصلة
لو عندك أكتر من فرع أو مخزن، كل مكان له رصيده المستقل — والنقل بينهم عنده دورة اعتماد كاملة (التفاصيل في مقالة طلبات التحويل).
الخلاصة
إدارة المخزون عندنا = صنف مضبوط + تتبع يليق بنوع بضاعتك + FEFO بيصرف الأقرب انتهاءً + تنبيهات قبل النفاد + حركات موثقة + جرد بتسوية مسؤولة. النتيجة: رصيد تثق فيه، وقرارات شرا مبنية على حقيقة.