المرتجع مش فشل — ده جزء من البيع
اللي بيخاف من المرتجعات بيلجأ لحيلة خطيرة: يسجلها خصم أو يلغي فاتورة أو يدورها في «دفتر بره النظام». النتيجة؟ مخزون على الورق غير الموجود، وأرباح وهمية. الصح: نظام مرتجعات منظم بيحفظ الحقوق للطرفين.
مرتجع المبيعات: لما عميلك يرجّع حاجة
الخطوات في النظام
- من مرتجعات المبيعات، اختار الفاتورة الأصلية (بالبحث برقمها أو باسم العميل).
- حدد الأصناف المرتجعة والكميات — كلي أو جزئي.
- اكتب سبب المرتجع (عيب، تأخر، خطأ طلب…) — ده ذهب لتقارير الجودة.
اللي بيحصل خلف الكواليس — كله تلقائي
- المخزون: الكمية ترجع للرصيد، بنفس تكلفتها الأصلية المسجلة وقت البيع.
- القيد المحاسبي: قيد معاكس للإيراد وتكلفة المبيعات.
- حساب العميل: المرتجع يخصم من مديونيته لو كانت آجلة.
- التشغيلات: صنف بتتبع تشغيلات بيرجع لنفس التشغيلة — تاريخ الصلاحية يفضل صادق.
مرتجع المشتريات: لما ترجّع لموردك
اكتشفت عيبًا في شحنة؟ الكمية زادت عن المطلوب؟
- من مرتجعات المشتريات، اختار فاتورة الشراء الأصلية.
- حدد الأصناف والكميات المرجعة للمورد.
- النظام يخصم من حساب المورد (يقلل المبلغ اللي عليك عنده) وينقص المخزون، والقيد يتولد تلقائي.
سياسة مرتجعات تحمي بيزنسك
حدد سياسة مكتوبة من اليوم الأول — النظام يساعدك تنفذها:
| سياسة شائعة | تطبيقها في النظام |
|---|---|
| مرتجع خلال 14 يوم بإيصال | الإيصال بالـQR يثبت الفاتورة الأصلية |
| استبدال بدل رد نقدي | مرتجع يفتح رصيدًا للعميل في عملية جديدة |
| منع مرتجع الأصناف اللي قاربت صلاحيتها | تتبع التشغيلات بيعرف عمر الدفعة |
المرتجعات كمؤشرات إدارة
شهرية، بص على:
- نسبة المرتجع لكل صنف — صنف مرتجعه عالي = مشكلة جودة أو وصف غلط.
- أسباب المرتجعات — لو «موصوف مختلف عن المستلم» يبقى المشكلة في التواصل أو البيانات.
- مرتجعات حسب العميل — عميل بيرجّع 30% من مشترياته ده نمط يستحق نقاش.
الخلاصة
مرتجع منظم في النظام = مخزون صادق + قيود متوازنة + تعامل محترم مع العميل + تقارير جودة ببلاش. مرتجع بره النظام = أرباح على الورق وفلوس رايحة في الحقيقة.
أسئلة تختبر بيها نظام المرتجعات عندك
قبل ما تلتزم بسياسة مرتجعات، جرب بنفسك على النظام:
- اعمل فاتورة بيع بصنفين مختلفين، وارجّع واحد بس — هل رصيد المخزون ظبط لكل صنف لوحده؟
- ارجّع جزء من كمية صنف (اشترى 5، رجّع 2) — الرصيد والتكلفة اتظبطوا؟
- ارجّع فاتورة آجلة بعد ما العميل سدد جزء — هل كشف حسابه طلع منطقي (المرتجع خص من المديونية مش من السداد)؟
لو التلاتة عدّوا، نظامك ماشي صح — وأي مراجع خارجي هيلاقي نفس النتيجة.
المرتجع الضريبي — نقطة بيغفل عنها كتير
لو إنت مسجل ض.ق.م وبتبعت فواتير إلكترونية، المرتجع كمان له مستند ضريبي معاكس — النظام بيتولاه مع الفاتورة الأصلية، بس انتبه إن المرتجعات دي بتظهر في تقرير ض.ق.م الشهري. لما المحاسب بيسألك «مرتجعات الشهر ده كام؟» — الإجابة عنده في التقرير جاهزة، مش من ذاكرتك.